[DSV-753] - Nys-551 | Office Assistant
Responder al anuncioDescripción del empleoEl Office Assistant es responsable del funcionamiento eficaz de las funciones administrativas de las áreas de Proyectos, Gerencia y Administración General de las oficinas de AFRY Spain. Se encarga de la gestión documental: distribución de documentos, control de calidad y archivo según las directrices de AFRY y específicas del proyecto, utilizando los sistemas de gestión. Da soporte al Project Manager en tareas administrativas y coordina la comunicación y la recopilación de información hacia y desde el equipo del proyecto. Organiza y controla los viajes de empresa en coordinación con el equipo Financiero. RequisitosGestión Documental:Configurar y ser el usuario principal del sistema de gestión y almacenamiento de documentos. Asegurarse de que la clasificación de documentos siga las instrucciones del proyecto y directivas de AFRY. Registrar los documentos del proyecto según los procedimientos establecidos y asegurar su cumplimiento. Procesar y enviar documentos a través del sistema de gestión de documentos y diferentes sistemas de distribución a terceros. Gestión de viajes:Organizar y hacer el seguimiento de los viajes del personal de AFRY. Actuar como mediador y contacto entre la agencia de viajes y empleado. Revisión de albaranes y organización de la documentación de los viajes por proyecto para facturación. Reuniones y Comunicación:Gestión del correo electrónico con proyectos y el resto de los miembros del equipo de Administración. Organizar reuniones del proyecto según lo requiera el Gerente de Proyecto o el personal autorizado. Organizar y asistir a reuniones de proyecto cuando se requiera soporte administrativo. Soporte administrativo a Proyectos:Ayudar al Project Manager en la preparación de documentos, órdenes de ejecución, informes, protocolos e instrucciones que requiera el proyecto. Encargarse de la revisión de los documentos del proyecto para que cumplan con los criterios de calidad de AFRY. Mantener actualizados los organigramas y las listas de contactos. Organizar la distribución de copias impresas de la documentación del proyecto si lo solicita el Gerente de Proyecto u otro personal autorizado. Apoyar al Project Manager en la gestión, documentación y distribución de las lecciones aprendidas durante el proyecto entre el personal de AFRY. Información adicionalValoramos un equilibrio sano trabajo-vida personal, así como la diversidad. Podemos valorar una variedad de opciones de flexibilidad laboral. Por favor incluya sus preferencias en su candidatura. En AFRY ofrecemos salarios competitivos, acorde con el grado de experiencia y el desempeño. Como parte del proceso de aplicación online, por favor incluya un CV y una carta de presentación, indicando por qué quiere trabajar en AFRY y sus expectativas salariales. Solo aceptamos aplicaciones online. #J-18808-Ljbffr
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